【個資規範】各單位「個人資料紀錄銷毀申請單」簽核流程說明

  一、銷毀流程：

敬請各業管單位於個人資料到期時，至【新校務系統】→【公用系統】→【X02 電子表單簽核系統】中自行上傳填寫完成之「個人資料紀錄銷毀申請單」，並設定單位須加簽核流程後銷毀個資檔案。

Ps.個人資料到期指各單位表單的【保存期限】，例如保存期限：三學年。

(一) 電子檔案及系統資料

       ．電子檔案：如excel、word等電子檔案中個人資料到期，敬請單位於銷毀前完成個人資料紀錄銷毀申請。

       ．系統資料車庫：資料庫中個人資料到期，敬請單位會簽【圖資處】辦理銷毀作業。

(二)紙本檔案：個人資料屬敏感性文件，如須由【安環室】辦理批次進行銷毀，敬請會簽【安環室】辦理。

Ps.由安環室安排水銷，請各單位務必上系統填寫【個人資料紀錄銷毀申請單】

二、路徑：(新)校務系統→公用系統→X02_電子表單簽核系統→表單申請→圖資處系統組→選取相對應銷毀資料之「個人資料紀錄銷毀申請單」簽核流程，必要時請各單位同仁自行加簽，銷毀申請單如下：

FM-11420-038 個人資料紀錄銷毀申請單：(單位自行)銷毀之流程(可自行加簽單位各級主管)

FM-11420-038個人資料紀錄銷毀申請單：(委外銷毀)敬請自行加簽(已預設會簽安環室流程) 

FM-11420-038-01個人資料紀錄銷毀申請單：(系統資料庫)銷毀流程(已預設會簽圖資處流程)